Kat Mülkiyeti Kanunun gereği 8 bağımsız bölüm üzeri olan tüm apartmanlarda yönetici seçimi zorunlu olup ayrıca karar defterinin de oluşturulması gerekmektedir. Oluşturulan apartman karar defteri nasıl yazılır konusuna değinmeden önce KMK 32. maddesinin aşağıdaki maddesini hatırlatmak faydalı olacaktır.
Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.
Bu nedenle defterin bulunmasa sorunlu olup aynı zamanda tasdikli olması ve her yıl noter tarafından kapanışının yapılması zorunludur.
Yapılan Toplantı Sonrası Apartman Karar Defteri Nasıl Yazılır
Her yıl Apartman Yönetim Planında, belirtilmediği durumlarda ise rutin olarak belirlenen Olağan Apartman Genel Kurul Toplantılarının karar defterine yazılması gerekmektedir. Esas olarak toplantıda görüşülen hususların yazılmasıdır ve daha önce belirlenen toplantı gündemindeki konular görüşülerek yazılır. Ancak toplantıda yasa gereği çoğunluğun bir talebi varsa yine gündeme alınıp karar verilebilir. Deftere neler yazılacağına gelirsek;
- Toplantının açılışı, istiklal marşı ve saygı duruşunun yapıldığı bilgisi,
- Yoklamaların yapılması ve sonucunda çoğunluğun sağlanıp sağlanmadığının tespiti,
- Çoğunluk sağlanamadıysa toplantının ertelendiği bilgisi,
- Çoğunluğun sağlanması durumunda sayım bilgilerinin yazılması,
- Seçim yapılarak belirlenen Divan Başkanı ve Katip Üyelerin bilgileri,
- Gündemin okunması ve ilave madde eklenmesine ilişkin teklifler,
- İlave görüşülme teklifi varsa oylamaya sunulması ve kabul edilmesi halinde görüşülerek sonucunun yazılması,
- Yönetim faaliyet raporlarının okunmasının sonuçları
- Denetim raporunu okunması ve bilgileri,
- Yönetimin ibra edilip edilmediğine ilişkin görüşler ve oylama,
- Yeni yönetici seçimi için oylama ve sonucu,
- Varsa dilek ve temennilerin yazılması,
- Kapanış konuşması
- İmzalar ve varsa itirazı kayıtlar
Yukarıdaki hususlar normal olağan bir toplantıda temel olarak Apartman Karar Defteri Nasıl Yazılır sorusunu yanıtını vermektedir. Ancak Apartmanlarda gerek yönetim, gerekse de genel kurul tarafından bir çok karar alınmaktadır. Bunlara ilişkin olarak da hangi hususlar görüşüldü ise o konuya ilişkin açıklamalar yazılabilir.
Olağan Üstü Toplantılarda Karar Defterinin Yazılması
Olağan Üstü Apartman toplantılarında da defterin yazılması zorunludur. Burada dikkat edilmesi gereken husus yukarıdaki maddeler aynen geçerli olmakla birlikte yine gündem dahilindeki konuların karar bağlanmasıdır. Yani Olağanüstü toplantının amacı ne ise ve hangi gündem maddesi ile toplandıysa bu yönde karar alınması ve sonucunun deftere yazılmasıdır. Usule aykırı olarak doldurulan defterlere ilişkin olarak iptal davaları açılması ihtimaline karşın dikkatli olunması gerekmektedir.
Toplantılar Dışında Alınacak Kararlarda Defter Nasıl Doldurulur
Karar defteri yalnızca toplantılar için kullanılmamakta olup yöneticinin yada yönetim kurulunun aldığı kararlar da yazılmaktadır. Örneğin teklif alınan bir işe ilişkin karar, avukata vekalet verilebilmesi için karar ya da kapıcının işten çıkarılmasına ilişkin verilecek kararlar da yazıla bilmektedir. Özetlemek gerekirse apartmanı ilgilendiren tüm konuların bu deftere sırası ile tarihi ve imzaları ile birlikte yazılması zorunludur.