Giriş
Şirketlerin dijitalleşmesi, iş süreçlerinin hızlanmasını ve verimliliğin artmasını sağlamaktadır. Bu süreçlerden biri de genel kurul, yönetim kurulu karar defteri ve pay defterinin elektronik ortamda tutulmasıdır. Elektronik defter kullanımı, şirketlerin kayıt süreçlerini kolaylaştırırken, mevzuata uyumluluğunu artıran bir adımdır.
Bu rehberde, elektronik deftere geçiş süreci, yasal dayanaklar ve uygulama aşamaları detaylı olarak ele alınacaktır.
Elektronik Deftere Geçişin Yasal Dayanağı
Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve ilgili düzenlemeler, ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasına olanak tanımaktadır. Özellikle 6102 sayılı TTK’nın 64. maddesi, şirketlerin muhasebe ile ilgili olmayan defterlerini elektronik ortamda tutabileceğini belirtmektedir.
Buna ek olarak, 14 Şubat 2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ ile şirketlerin defterlerini dijital ortama taşımalarına rehberlik etmektedir. Özellikle son düzenlemelerle birlikte, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı defterlerinin dijital olarak tutulması zorunlu veya isteğe bağlı hale getirilmiştir.
Elektronik Defter Zorunluluğu Kapsamına Giren Şirketler
Elektronik defter kullanımına geçiş zorunlu ve isteğe bağlı olarak ikiye ayrılmaktadır:
-
Zorunlu Geçiş:
- Finansal kuruluşlar (banka, faktoring, sigorta, finansal kiralama vb.)
- Bağımsız denetim firmaları
- Belirli büyüklüğe ulaşan anonim ve limited şirketler
-
İsteğe Bağlı Geçiş:
- Küçük ve orta ölçekli işletmeler
- Dijital dönüşüm sürecini hızlandırmak isteyen diğer ticari işletmeler
1 Ocak 2026 itibarıyla, belirlenen sektörlerdeki şirketler için elektronik defter kullanımı zorunlu hale gelecektir.
Başvuru ve Defterlerin Oluşturulması
Elektronik defter sistemine geçiş, yeni kurulan şirketler için doğrudan ticaret siciline tescil ile gerçekleştirilirken, mevcut şirketler için belirli prosedürleri takip etmeyi gerektirir. Fiziki defter kullanan şirketlerin elektronik sisteme geçişi, belirlenen yasal süreler içinde tamamlanmalıdır.
Yeni Kurulan Şirketlerde Elektronik Defter Açılışı
Yeni kurulan işletmeler için elektronik defterler, şirketin ticaret siciline tescili ile eş zamanlı olarak oluşturulur ve sistemde tanımlanır. Şirketin kuruluş aşamasında belirttiği elektronik defter tercihi doğrultusunda, ilgili kayıtlar MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) üzerinden yapılır.
Bu süreçte, şirketin mali mühür veya elektronik imza ile sisteme giriş yapması ve gerekli bilgileri yetkili mercilere iletmesi gerekmektedir.
- Ticaret sicil müdürlüğüne yapılan tescil işlemi sırasında, şirketin defterlerini elektronik ortamda tutacağını bildirmesi gerekmektedir.
- Defterlerin elektronik ortamda tutulması için uygun yazılım belirlenmeli ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) e-Defter sistemine entegre edilmelidir.
Özetle: Yeni kurulan şirketlerin elektronik deftere geçiş süreci otomatik olarak başlatılmakta, kuruluş işlemleri tamamlandığında sistemde ilgili defterler oluşturulmaktadır.
Fiziki Defterden Elektronik Deftere Geçiş Yapan Şirketler İçin Gerekli İşlemler
Hâlihazırda fiziki defter tutan ve elektronik sisteme geçmek isteyen şirketlerin belirli kurallara uyması gerekmektedir.
- Zorunlu geçiş kapsamındaki şirketler, yükümlülüğün başladığı tarihten itibaren en geç iki ay içinde notere başvurarak fiziki defterlerinin kapanış onayını yaptırmalıdır.
- İsteğe bağlı geçiş yapmak isteyen şirketler, kararın alındığı hesap dönemi içinde notere başvurarak fiziki defterlerinin kapanış onayını almalıdır.
📌 Noter Onayı Şartları:
- Yönetim kurulu veya şirket ortakları, elektronik deftere geçiş kararını aldıktan sonra ilgili karar defterine kaydetmelidir.
- Şirketin defter tutma sisteminde değişiklik yapıldığını ticaret siciline bildirmesi gereklidir.
- Fiziki defterlerin mühürlenmesi ve kapanış tasdiki noter tarafından onaylanmalıdır.
💡 Önemli: Elektronik deftere geçiş yapılmadan önce fiziki defterlerin eksiksiz kapatılmış olması zorunludur. Aksi takdirde, mevzuata aykırı işlem yapıldığı kabul edilebilir ve cezai yaptırımlarla karşılaşılabilir.
Elektronik Defter Kullanıcısının Belirlenmesi
Elektronik defter sisteminde yetkili kullanıcıların kimler olacağı önceden belirlenmelidir.
- Kullanıcı, şirket yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından atanır.
- Birden fazla kullanıcı atanabilir, bu sayede şirket içinde yetkilendirme ve sorumluluk paylaşımı sağlanır.
📌 Yetkili Kullanıcıların Sisteme Tanımlanması
Yetkili kullanıcılar, MERSİS üzerinden sisteme kaydedilir. Bunun için:
✔️ Kullanıcı bilgileri girilir.
✔️ Yetkilendirme belgeleri hazırlanır.
✔️ Ticaret sicili müdürlüğüne gerekli formlar sunulur.
Şirket, yetkilendirdiği kullanıcıları belirli bir iç kontrol mekanizması çerçevesinde denetlemeli ve elektronik defter sistemine erişimi sadece yetkilendirilen kişilere vermelidir.
💡 Önemli: Yetkili kullanıcının mali mühür veya elektronik imza sahibi olması gerekmektedir.
Elektronik Deftere Geçişin Ana Adımları
🔹 Yeni kurulan şirketler, ticaret siciline tescil ile birlikte sistemde otomatik olarak elektronik defterlerini oluşturur.
🔹 Fiziki defter kullanan şirketler, zorunlu veya isteğe bağlı olarak noter tasdiki ile defterlerini kapatarak elektronik sisteme geçmelidir.
🔹 Yetkili sistem kullanıcıları belirlenmeli ve MERSİS kaydı tamamlanarak ticaret sicili müdürlüğüne bildirilmelidir.
Bu süreci başarıyla tamamlayan işletmeler, elektronik defter sistemine uyum sağlayarak hem mevzuata uygun hareket eder hem de dijitalleşmenin avantajlarından yararlanır.
Elektronik Defterde Kayıt Süreci
-
Pay Defteri:
- Şirket ortaklarının hisse dağılımı dijital olarak kaydedilir.
- Pay sahiplerinin isimleri, hisse oranları ve devir işlemleri sistemde tutulur.
-
Yönetim Kurulu Karar Defteri:
- Yönetim kurulunun aldığı tüm kararlar dijital ortamda arşivlenir.
- Kararların doğruluğu, yetkili imzalar ile korunur.
-
Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri:
- Genel kurul toplantılarında alınan kararlar kaydedilir.
- Tutanaklar ve imzalar dijital sistemde saklanır.
Her bir defterin mevzuata uygun şekilde oluşturulması ve zamanında kaydedilmesi gerekmektedir.
Elektronik Defterin Saklanması ve Denetimi
1. Elektronik Defterlerin Saklama Süresi
Elektronik ortamda tutulan defterler 10 yıl süreyle saklanmalıdır.
- Saklama işlemi, şirketin kendi sistemlerinde veya yetkili saklama hizmet sağlayıcıları aracılığıyla yapılabilir.
- Yasal süreçlerde delil niteliği taşıyan belgeler, güvenli dijital arşivleme yöntemleri ile korunmalıdır.
2. Denetim Süreci
- Vergi incelemeleri ve bağımsız denetim süreçlerinde, elektronik defterlerin zaman damgası ve güvenli imzalarla korunması gerekir.
- Denetim sırasında, ilgili belgeler dijital ortamda ibraz edilebilir.
Elektronik Defter Kullanımının Avantajları
✔️ Mevzuata Uygunluk: Yasal düzenlemelere tam uyum sağlar.
✔️ Güvenlik: Veriler, dijital imza ve şifreleme ile korunur.
✔️ Denetim Kolaylığı: Defterlere hızlı erişim imkânı sunar.
✔️ Maliyet Avantajı: Fiziksel defter masraflarını ve saklama giderlerini azaltır.
✔️ Çevre Dostu: Kağıt kullanımını en aza indirir.
Sonuç
Elektronik defter uygulaması, şirketlerin daha güvenli, düzenli ve denetlenebilir bir kayıt sistemine sahip olmalarını sağlar.
- Yönetim kurulu, genel kurul ve pay defterlerinin dijital ortama taşınması, ticari işlemlerin daha şeffaf hale gelmesine katkıda bulunur.
- Güncel yasal düzenlemelere uygun hareket etmek için şirketlerin e-Defter sistemine zamanında geçiş yapmaları önerilir.
Eğer işletmeniz e-Defter kullanımına geçmek istiyorsa, öncelikle mali mühür/e-imza edinmeli, GİB’e başvuru yapmalı ve uygun yazılımları kullanarak defterlerinizi dijitalleştirmelisiniz.