KVKK Envanter Örneği bu konu ile ilgilenen birçok kişinin yaptığı araştırmalar arasında olup talep üzerine Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından örnek envanter hazırlanmıştır. Buradaki amaç Veri Sorumlularına yol göstermek olup verilen örneği birebir kullanmak uygun değildir. Her işletmenin kendine özgü veri toplama ve saklama şekli olup bu şekilde çalışma yapılması faydalı olacaktır. Aksi halde olmayan bir şeyi yazmak ileride telafisi güç zararlara neden olabilecektir. Ancak birçok işletmenin bu şekilde yaparak düzenleme yaptıkları görülmektedir. Günü kurtarmak olarak yapılan bu çalışmaların bir zorunluluktan yapıldığı izlenimi yaratılmakta, gerçekten bu işi yapmak isteyenlere kötü örnek teşkil etmektedir.
KVKK Envanter Örneği Üzerinde Düzenlemeler Yapma
Yukarıda da izah edildiği gibi birçok kişi tarafından birebir olarak bu dosya kullanılmaktadır. Halbuki işletmede insan kaynakları birimi dahi yokken bu birimde bilgilerin kaydedildiği gösterilmektedir. Bu nedenle öncelikli olarak işletmedeki birimlerin tespit edilmesi, yanı sıra kişisel verilerin de tespit edilerek ne kadar süre ile nerede muhafaza edildiği de belirlenerek envanterde belirtilmelidir. Departmanlar ve kaydedilen veriler tespit edildikten sonra dosya üzerinden gerekli olan kısımlar belirlenmeli ve karşılıkları da yine uygun olarak doldurulmalıdır. Böylelikle ileride karşılaşılan sorunlarda bilginin nerede olduğu görülecektir. Aynı zamanda imha işlemlerinin de yapılabilmesi için bu süreç kolaylık sağlayacaktır.
Verbis Sistemi Kaydında KVKK Envanter Örneği Kullanılabilir Mi?
En çok karıştırılan hususlardan biri de VERBİS sistemi ve Envanterdir. Bu iki yapı birbirinden farklı olup her ikisi için de çalışma yapılması gerekmektedir. Ancak VERBİS sistemi hazırlanacak envanter için yol gösterici nitelikte olabilir. Çünkü ilk aşamada hangi verilerin ne için alındığı ve ne kadar süre ile kaydedildiği belirlendiğinden KVKK Envanter Örneği de oluşturulurken bu bilgilerden faydalanılabilir. Ancak yine belirtmek gerekir ki bu iki işlem birbirinden çok farklıdır. Son olarak tavsiyemiz örnek de olsa kişiye özel bir işlem olduğundan işletmenin gerekli incelemesi yaparak ve hukuki danışmanlık alarak sürecin takip edilmesidir. Kanunlar ile ilgili danışmanlık yapmak avukatların işi olduğundan son zamanlarda bu alanda kurulan şirketlerin dikkate alınmaması da gerekmektedir. Barolar bu konuda açıklama yapmış olup şirketler ile ilgili de yasal süreçler başlatılmıştır. Envanter hazırlama sürecinde alınacak hukuki desteğin muhakkak avukat tarafından organize edilmesi gerekmektedir.