Türkiye’de faaliyet gösteren eden Veri Sorumlusu tüzel kişiliği VERBİS siciline kayıt için bir İrtibat Kişisi belirlemek durumundadır. Belirlenen bu kişinin bilgileri de sisteme kaydedilmek zorundadır. İlgili kişi, Veri sorumlusu ile Kişisel Veri Verileri Koruma Kurulu arasındaki işlemlerden sorumludur. Kısaca sorumlu adına gerekli işlemleri yapmaktadır. Gerçek bir kişi olarak belirlenecek olup şirket içerisinden bu konu ile ilgili herhangi bir kişi atanabilir. Şirketin faaliyet konusuna göre Muhasebe, İnsan Kaynakları yada Hukuk birimlerinden müdür yada şef pozisyonundaki kişiler görevlendirilebilir. Ancak kurumsal olmayan yapılarda personel sorumluluk kabul etmediğinden genellikle şirket yetkilileri yada ortakları kayıt edilmektedir. E-devlet sitemi üzerinden gerekli işlemleri de bu kişi yapacaktır.
İrtibat Kişisi Nasıl Atanır
Öncelikli olarak Veri Sorumlusu Yönetici Girişi işleminine ilişkin yazımızın okunması faydalı olacaktır. Giriş işlemi yapıldıktan sonra gerekli işlemlerin yapılabilmesi için bir İrtibat Kişisi atanması gerekmektedir. Sistem içerisinde ilgili bu bölüme belirlenen kişinin TC kimlik numarası ve gereli bilgileri girilerek atama işlemi tamamlanmış olacaktır. e-devlet sistemi ile entegre çalışan bu yapıya daha sonra atanan kişi kendi şifresi ile giriş yapacaktır. Ancak bu kişi şirket yetkilisi değil ise karşılıklı olarak bir sözleşme düzenlenmesi faydalı olacaktır. Böylelikle her ne kadar tüm sorumluluk şirkette ise de olası cezaların rücu edilmesi için gerekli şartlar sağlanmış olacaktır.
İrtibat Kişisi Görev ve Sorumlulukları
6698 sayılı Kanundan kaynaklı oluşacak olası ihlal ve cezalardan irtibat kişisi değil, bu tüzel kişiyi temsil ve ilzama yetkili organlar sorumludur. Atama yapmak, veri sorunlusunun kanuni yükümlülüklerini ve sorumluluklarını ortadan kaldırmaz. Örnek vermek gerekirse; sisteme girişlerdeki olası eksiklikler yada yanlış bilgiler her ne kadar e-devlet sistemi ile giriş yaparak kayıt yapan olsa da, olası şikayet yada incelemede ortaya çıkacak sorumluluklar ve cezalar ile KVKK muhatap olarak Veri Sorumlusunu dikkate alır. Rücu işlemleri kişiler arasında olup kurumu ilgilendirmemektedir. Cezai sorumluluk da yine sorumlu kişilerdedir. Bu durum oldukça tartışılan bir konu olup görevlendirilmek istenen personeller olası cezalardan kendilerinin sorunlu olacağını düşünerek görev yapmak istememektedirler. Özellikle işletmenin farklı bir bölümünde çalışıp ilgi alanında olmayan kişilerin atanması da aslında yapının işlevsiz olmasına neden olmaktadır. Bu konu hakkında eğitim alarak gerçek anlamda bir atama yapılması faydalı olacaktır.