Veri Sorumlusu kişilere 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu‘nun 10. maddesi, kişisel verilerini işledikleri kişilere bilgilerini hangi amaçla işlediğine dair açıklama yapma zorunluluğu getirmiştir. Bilgilendirme zorunluluğu verilerden sorumlu kişi için bir zorunluluktur, ancak aynı zamanda kişisel verileri işlenen gerçek kişiler için de bir haktır. İşlenmiş kişisel verilerin açıklanmasını ifade eden açıklama yükümlülüğü, kişisel veri işlemenin yasal olarak yerine getirilmesi için olmazsa olmaz koşuludur. Bilgilendirme yükümlülüğünü yerine getirmek için, kişisel bilgileri işlenen kişilere en azından Yasanın 10. Maddesinde belirtilen koşullar hakkında bilgi verilmelidir. Söz konusu KVKK aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken, yerine getirilmesinde Uyulması Gereken Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğe uyulmalıdır. Aynı zamanda, yükümlülüğünü yerine getirirken Rehber önerileri, açıklamaları ve örneklerin dikkate alınması tavsiye edilmektedir.
Yükümlülüğünün Kapsamı
KVKK Aydınlatma Yükümlüğü olarak karşımıza çıkan bu işlemin kapsamı veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerdir. Bu kişiler de Veri Sorumlusu olarak adlandırılmakta olup bu yükümlülüğe uymak zorundadırlar. Bu işlem verisi işlenen kişinin isteğine bağlı değildir. Eğer kişinin yasadan yada veri sorumlusunun meşru menfaatinden kaynaklı bir işleme söz konusu değilse açık rızasının alınarak aydınlatılması gerekmektedir. Bu şartlar yerine getirilirken de Kanunun 4. Maddesine uyulması gerekmektedir.
6698 Sayılı Kanunun 4. Maddesi ve KVKK Aydınlatma Yükümlülüğü
6698 Sayılı Kanunun 4. Maddesinde kişisel verilerin kanunda öngörülen şartlarda işlenebileceğini uygun görmektedir. Örnek vermek gerekirse alışveriş yapılan bir mağazada kişinin rızası alınmadan telefon numarası işlenemeyecektir.
Olayın açıklığa kavuşması için de bu maddede belirli ilkelerden söz edilmektedir.
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
- Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
Maddeye ilişkin kısaca bir örnek vermek gerekirse.
Ahmet adlı kişi bir takım elbise almak için mağazaya gitmektedir. Beğendiği elbise için ödeme yapmak üzere kasaya giden Ahmet’ten bu işlem için kimliği istenmektedir. Ancak kimliğinin yanında olmadığını söyleyen müşteriden İsim, Soyisim, Adres, TC Kimlik Numarası ve Telefonunu söylemesi talep edilmektedir. Bunun üzerine kişi sözlü olarak bu bilgileri kasa görevlisine vermiş ve bilgiler doğrultusunda kendisine fatura düzenlenmiştir. Burada Ahmet’ten bilgiler alınırken 1. Madde ihlal edilerek diğer kişilerin de duyacağı şekilde bilgiler talep edilmiştir. Kimliğin olmaması bir bahane olmayıp yazılı olarak alınması ve kağıdın iade edilmesi gerekmektedir. Ayrıca vergi usul kanununda belirtilen bazı haller dışında faturalarda TC Kimlik zorunluluğu yazma zorunluluğu olmadığından 4. Maddeye de aykırılık ortaya çıkmaktadır. Telefon bilgisi de zorunlu bir unsur olmayıp eğer kampanya yada farklı amaçlar doğrultusunda talep ediliyorsa KVKK Aydınlatma Yükümlülüğü yerine getirilerek kişiden açık rıza ile alınması gerekmekte ve 2. Maddeye uygun olması için de numaraya bir doğrulama mesajı gönderilmesi gerekmektedir. Son olarak ise 5. Maddeye uygun olarak yalnızca VUK kaynaklı olarak faturanın saklanma yükümlüğü bulunduğundan müşterinin bilgileri açık rızası alınmadan fatura haricinde ayrıca farklı bir veri tabanı yada platforma kaydedilemeyecektir.